Быстрый старт
- Предварительная настройка
- Что необходимо сделать для начала работы
- Добавление клиента
- Добавление объекта
- Добавление заявки
Предварительная настройка
{info} Данные рекомендации не обязательны к выполнению, но могут повысить удобство взаимодействия с приложением.
Региональные настройки
До начала работы рекомендуем установить региональные настройки в соответствии со своими предпочтениями.
Для перехода в раздел необходимо нажать на свой профиль в правом верхнем углу приложения и выбрать соответствующий пункт меню.
С помощью региональных настроек необходимо установить часовой свой пояс, выбрать желаемые форматы отображения даты и времени. Особое внимание региональным настройкам необходимо уделить если вы зарегистрировались в приложении самостоятельно и планируете приглашать коллег к совместной работе. Приглашенный пользователь автоматически наследует все ваши региональные настройки.
Настройка профиля компании
В разделе Администрирование > Профиль компании рекомендуем обновить информацию о контактных данных отдела продаж и сервисного центра. Данная информация отображается в сервисных памятках и может отправляться исполнителям вместе с уведомлениями.
Что необходимо сделать для начала работы
Все заявки в системе привязываются к объектам. Все объекты привязываются к определенной компании.
Перед началом работы с заявками необходимо добавить компанию, например, одного из клиентов и создать карточку объекта.
Добавление клиента
Добавление карточки клиента осуществляется через меню быстрых действий справа, в верхней части приложения, либо в разделе Продажи > Все клиенты > Добавить клиента.
При создании доступны следующие поля для заполнения
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Название компании | С этим названием клиент будет доступен для поиска и фильтрации заявок и всех связанных данных |
| Префикс заявки | Все заявки для этого клиента будут начинаться с указанного префикса. Заявки с одинаковыми префиксами для разных клиентов получают сквозную нумерацию. Заявки с уникальными префиксами нумеруются по порядку. |
| Срок выполнения, дней | Предельный срок выполнения заявки с момента создания |
| Телефон, сайт, емейл, комментарии | Общие данные по клиенту в свободном формате |
| Контакты | Персональные контактные карточки сотрудников клиента. Данная информация доступна только пользователям которым разрешен доступ к карточке клиента: администраторам и всем пользователям указанным в настройках доступа |
| Настройка доступа | Вы можете выбрать дополнительных пользователей, которым необходимо предоставить доступ к карточке клиента. Аккаунт создателя карточки добавляется системой автоматически. |
Добавление объекта
При создании доступны следующие поля для заполнения
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Название | С этим названием объект будет доступен для поиска и фильтрации заявок и всех связанных данных |
| Название компании | Привязка объекта к одной из существующих карточек компании. Объект может быть привязан к клиенту, контрагенту или к собственной домашней компании |
| Тип объекта | Дополнительная сегментация по типу объекта. По умолчанию доступно 3 базовых типа: Офис, склад, магазин. Вы можете добавить неограниченное количество новых типов объектов в разделе Администрирование > Типы объектов |
| Комментарий | Дополнительные данные по объекту в свободном формате. |
| Контакты | Персональные контактные карточки сотрудников на объекте. Данная информация доступна всем пользователям, которые имеют доступ к добавлению заявок. При создании заявки на объект с указанными контактами будет предложено выбрать один или несколько контактов из существующих. |
| Информация об адресе | Географическая привязка объекта на карте. После ввода и проверки адреса можно вручную пододвинуть маркер для более точного позиционирования. Данные из адреса автоматически подставляются в заявки и влияют на отображение информации на карте заявок. |
Добавление заявки
Мастер создания заявки разбит на четыре этапа. Основная информация, контакты, оборудование и прикрепление файлов.
Основная информация:
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Тип заявки | По умолчанию доступны следующие типы заявок: Доставка, Монтаж, Ремонт, Сервис. Вы можете добавить неограниченное количество новых типов заявок в разделе Администрирование > Типы заявок |
| Компания | Выберите один вариант из списка. Отображаются все возможные компании – клиенты, подрядчики, домашняя компания. |
| Объект | Выберите один вариант из списка. Отображаются объекты выбранной компании. |
| Дата выполнения | Укажите желаемую дату выполнения заявки начиная с текущей. |
| Публичный комментарий | Дополнительная информация, которая будет видна всем участвующим в процессе пользователям. Выводится в печатной форме |
| Внутренний комментарий | Дополнительная информация недоступная исполнителям заявки. Не выводится в печатной форме. |
| Теги | Дополнительная сегментация заявок. Возможно указание типа оборудования или типа возникшей ситуации. Участвует в фильтрации заявок. Можно выбрать из существующих либо ввести с клавиатуры новый тег. Новые варианты тегов автоматически добавляются в систему при сохранении заявки |
Если объект содержит комментарий сервисного менеджера, при создании заявки он будет выведен в виде предупреждения на первом этапе.
Контакты:
Если в карточке объекта были сохранены контакты, мастер предложит импортировать их в заявку. Так же вы можете добавить дополнительные контакты по заявке.
Оборудование:
Если заявка предполагает монтаж или сервисное обслуживание конкретного оборудования, укажите его в 3 шаге.
| Название поля | Описание |
|---|---|
| Оборудование | Введите с клавиатуры или выберите из списка ранее сохраненное оборудование. Вы можете добавить неограниченное количество оборудования (и его типов) в разделе Управление сервисом > оборудование |
| Количество | Количество, целое число. |
| Комментарий | Дополнительная информация – серийный номер оборудования, номер детали, состояние и тд. |
Если отмечена опция «Также добавить это оборудование в карточку объекта» данные из заявки будут скопированы в объект при сохранении заявки.
Прикрепление файлов:
В последнем шаге мастера вы можете приложить к заявке дополнительные файлы. Проекты, фотографии, бланки актов и пр. Вложения будут доступны всем участникам процесса.
Сохранение заявки
После сохранения заявки она помещается в очередь на присвоение номера состоящего из префикса и порядкового номера заявки (прим. INC-0000004). Обработка очереди может занимать несколько секунд.
Заявка может не сразу появиться в общем списке в разделе Сервис > Заявки > Все заявки.
Как только обработка будет выполнена, вы получите внутреннее уведомление. Также уведомления получат все пользователи, подписавшиеся на данный тип заявок.