Быстрый старт


Предварительная настройка

{info} Данные рекомендации не обязательны к выполнению, но могут повысить удобство взаимодействия с приложением.

Региональные настройки

До начала работы рекомендуем установить региональные настройки в соответствии со своими предпочтениями.

Для перехода в раздел необходимо нажать на свой профиль в правом верхнем углу приложения и выбрать соответствующий пункт меню.

С помощью региональных настроек необходимо установить часовой свой пояс, выбрать желаемые форматы отображения даты и времени. Особое внимание региональным настройкам необходимо уделить если вы зарегистрировались в приложении самостоятельно и планируете приглашать коллег к совместной работе. Приглашенный пользователь автоматически наследует все ваши региональные настройки.

Настройка профиля компании

В разделе Администрирование > Профиль компании рекомендуем обновить информацию о контактных данных отдела продаж и сервисного центра. Данная информация отображается в сервисных памятках и может отправляться исполнителям вместе с уведомлениями.

Что необходимо сделать для начала работы

Все заявки в системе привязываются к объектам. Все объекты привязываются к определенной компании.

Перед началом работы с заявками необходимо добавить компанию, например, одного из клиентов и создать карточку объекта.

Добавление клиента

Добавление карточки клиента осуществляется через меню быстрых действий справа, в верхней части приложения, либо в разделе Продажи > Все клиенты > Добавить клиента.

При создании доступны следующие поля для заполнения

Название поля Описание
Название компании С этим названием клиент будет доступен для поиска и фильтрации заявок и всех связанных данных
Префикс заявки Все заявки для этого клиента будут начинаться с указанного префикса. Заявки с одинаковыми префиксами для разных клиентов получают сквозную нумерацию. Заявки с уникальными префиксами нумеруются по порядку.
Срок выполнения, дней Предельный срок выполнения заявки с момента создания
Телефон, сайт, емейл, комментарии Общие данные по клиенту в свободном формате
Контакты Персональные контактные карточки сотрудников клиента. Данная информация доступна только пользователям которым разрешен доступ к карточке клиента: администраторам и всем пользователям указанным в настройках доступа
Настройка доступа Вы можете выбрать дополнительных пользователей, которым необходимо предоставить доступ к карточке клиента. Аккаунт создателя карточки добавляется системой автоматически.

Добавление клиента


Добавление объекта

При создании доступны следующие поля для заполнения

Название поля Описание
Название С этим названием объект будет доступен для поиска и фильтрации заявок и всех связанных данных
Название компании Привязка объекта к одной из существующих карточек компании. Объект может быть привязан к клиенту, контрагенту или к собственной домашней компании
Тип объекта Дополнительная сегментация по типу объекта. По умолчанию доступно 3 базовых типа: Офис, склад, магазин. Вы можете добавить неограниченное количество новых типов объектов в разделе Администрирование > Типы объектов
Комментарий Дополнительные данные по объекту в свободном формате.
Контакты Персональные контактные карточки сотрудников на объекте. Данная информация доступна всем пользователям, которые имеют доступ к добавлению заявок. При создании заявки на объект с указанными контактами будет предложено выбрать один или несколько контактов из существующих.
Информация об адресе Географическая привязка объекта на карте. После ввода и проверки адреса можно вручную пододвинуть маркер для более точного позиционирования. Данные из адреса автоматически подставляются в заявки и влияют на отображение информации на карте заявок.

Добавление объекта Добавление объекта


Добавление заявки

Мастер создания заявки разбит на четыре этапа. Основная информация, контакты, оборудование и прикрепление файлов.

Основная информация:

Название поля Описание
Тип заявки По умолчанию доступны следующие типы заявок: Доставка, Монтаж, Ремонт, Сервис. Вы можете добавить неограниченное количество новых типов заявок в разделе Администрирование > Типы заявок
Компания Выберите один вариант из списка. Отображаются все возможные компании – клиенты, подрядчики, домашняя компания.
Объект Выберите один вариант из списка. Отображаются объекты выбранной компании.
Дата выполнения Укажите желаемую дату выполнения заявки начиная с текущей.
Публичный комментарий Дополнительная информация, которая будет видна всем участвующим в процессе пользователям. Выводится в печатной форме
Внутренний комментарий Дополнительная информация недоступная исполнителям заявки. Не выводится в печатной форме.
Теги Дополнительная сегментация заявок. Возможно указание типа оборудования или типа возникшей ситуации. Участвует в фильтрации заявок. Можно выбрать из существующих либо ввести с клавиатуры новый тег. Новые варианты тегов автоматически добавляются в систему при сохранении заявки

Добавление заявки


Если объект содержит комментарий сервисного менеджера, при создании заявки он будет выведен в виде предупреждения на первом этапе.


Добавление заявки


Контакты:

Если в карточке объекта были сохранены контакты, мастер предложит импортировать их в заявку. Так же вы можете добавить дополнительные контакты по заявке.


Контакты


Оборудование:

Если заявка предполагает монтаж или сервисное обслуживание конкретного оборудования, укажите его в 3 шаге.

Название поля Описание
Оборудование Введите с клавиатуры или выберите из списка ранее сохраненное оборудование. Вы можете добавить неограниченное количество оборудования (и его типов) в разделе Управление сервисом > оборудование
Количество Количество, целое число.
Комментарий Дополнительная информация – серийный номер оборудования, номер детали, состояние и тд.

Если отмечена опция «Также добавить это оборудование в карточку объекта» данные из заявки будут скопированы в объект при сохранении заявки.


Контакты


Прикрепление файлов:

В последнем шаге мастера вы можете приложить к заявке дополнительные файлы. Проекты, фотографии, бланки актов и пр. Вложения будут доступны всем участникам процесса.


Прикрепление файлов


Сохранение заявки

После сохранения заявки она помещается в очередь на присвоение номера состоящего из префикса и порядкового номера заявки (прим. INC-0000004). Обработка очереди может занимать несколько секунд.

Заявка может не сразу появиться в общем списке в разделе Сервис > Заявки > Все заявки.

Как только обработка будет выполнена, вы получите внутреннее уведомление. Также уведомления получат все пользователи, подписавшиеся на данный тип заявок.